Comment relier votre boutique en ligne à votre logiciel de cave ?

Chaque matin, quelqu'un au domaine ouvre les commandes de la nuit et les recopie dans le logiciel de cave. Le soir, la même personne retire du site les cuvées vendues au caveau dans la journée, quand elle y pense. Relier le logiciel de cave et la boutique en ligne supprime ce double travail. Cet article explique quelles informations doivent circuler, les montages possibles et les questions à poser avant de choisir.

Le coût caché des commandes recopiées à la main

Le logiciel de cave est l'outil de gestion du domaine : il tient les stocks, les prix, les clients et les factures. La boutique en ligne tient de son côté ses propres stocks et ses propres commandes. Tant que les deux ne se parlent pas, une personne fait le lien à la main.

Ce lien manuel coûte du temps, surtout aux périodes chargées. Il coûte aussi des erreurs. Prenons un domaine qui vend ses derniers cartons de rosé au caveau un samedi d'août. La boutique en ligne continue de les proposer tout le week-end, et deux commandes arrivent pour un vin qui n'existe plus.

Il faut alors écrire aux clients, annuler, rembourser et proposer une autre cuvée. Le client attendait un vin précis : il retient surtout la commande annulée.

Les informations à faire circuler

Avant de parler d'outil, listez ce qui doit passer d'un côté à l'autre, et dans quel sens.

Le stock et les commandes sont les deux lignes indispensables. Les autres font gagner du temps, mais un domaine peut commencer sans elles.

Trois façons de relier la boutique en ligne au logiciel de cave

Le bon montage dépend de votre logiciel actuel et de la solution qui porte votre boutique.

Un connecteur fourni par l'éditeur du logiciel

Un connecteur est un petit programme qui fait passer les informations d'un outil à l'autre, sans intervention. Certains éditeurs de logiciels viticoles en proposent pour des boutiques ou des places de marché précises. IsaVigne, par exemple, synchronise les fiches, les tarifs, les stocks et les commandes avec Twil, Plugwine ou PrestaShop.

C'est le montage le plus simple, à condition que votre boutique figure dans la liste de l'éditeur. Sinon, il faut choisir la boutique en fonction du connecteur, ou passer au montage suivant.

Une boutique comprise dans le logiciel

Demandez à votre éditeur s'il propose sa propre boutique en ligne. Le stock et les commandes vivent alors dans un seul outil, et la question de la liaison disparaît. Vérifiez en contrepartie que cette boutique vous laisse présenter vos cuvées comme vous le souhaitez.

Un échange de fichiers à heure fixe

Le logiciel exporte un fichier des stocks et des prix, puis la boutique le lit. WooCommerce, l'extension de boutique de WordPress, sait par exemple mettre à jour les produits existants à partir d'un fichier, dont leur stock et leur prix. Chaque article y est reconnu par sa référence, un code unique que les outils anglais appellent SKU.

Ce montage coûte peu, mais il n'est pas instantané. Si l'échange a lieu une fois par jour, une cuvée épuisée le matin reste en vente jusqu'au soir.

Millésimes, formats et coffrets

Pour la boutique, chaque bouteille vendue doit correspondre à une ligne précise du logiciel. Une cuvée en deux millésimes et trois formats donne six articles distincts, chacun avec sa référence et son stock.

Vérifiez ces références avant de brancher quoi que ce soit. Une même cuvée nommée différemment dans les deux outils, ou un magnum sans référence propre, fera échouer la liaison sans bruit.

Les coffrets demandent une attention particulière. Un coffret de trois cuvées doit retirer une bouteille de chacune du stock. Demandez à l'éditeur si son connecteur gère ces assemblages, ou si le coffret doit avoir son propre stock.

Les ventes du caveau et des salons

La liaison ne sert que si le logiciel connaît toutes les ventes. Une vente au caveau doit donc y entrer le jour même, par la caisse ou par une saisie rapide.

Les salons posent une autre question. Les cartons partent sur le stand plusieurs jours, et ils ne sont plus disponibles pour la boutique. Sortez-les du stock en ligne avant de partir, puis remettez les invendus au retour.

Gardez enfin une petite réserve hors ligne pour les cuvées rares. Le site affiche la cuvée comme épuisée un peu avant la dernière bouteille, et les habitués du caveau gardent leur part.

Les questions à poser à l'éditeur et au prestataire

Avant de signer, posez ces questions par écrit, à l'éditeur du logiciel comme au prestataire de la boutique.

1. Quelles informations passent d'un outil à l'autre, et dans quel sens ?
2. À quelle fréquence : en continu, toutes les heures ou une fois par jour ?
3. Les millésimes, les formats et les coffrets sont-ils gérés ?
4. Que se passe-t-il quand la liaison tombe en panne, et qui vous prévient ?
5. Qui appeler en cas de problème, l'éditeur ou le prestataire ?
6. Combien coûte la liaison chaque année, en plus du logiciel et de la boutique ?

La dernière question compte, car la liaison peut s'ajouter au prix du logiciel et de la boutique. Demandez un prix écrit, et comparez-le au temps que vous passez aujourd'hui à recopier.

Si vous vendez aussi sur une place de marché, posez les mêmes questions pour elle. L'article sur les places de marché du vin présente leurs conditions.

Par où commencer

1. Notez pendant deux semaines le temps passé à recopier les commandes et à corriger les stocks.
2. Listez vos cuvées, millésimes et formats, et donnez à chacun une référence identique dans les deux outils.
3. Demandez à votre éditeur la liste de ses connecteurs et leur prix.
4. Choisissez le montage : connecteur, boutique du logiciel ou échange de fichiers.
5. Décidez qui saisit les ventes du caveau et des salons, et à quel moment.
6. Testez la liaison sur une cuvée avant de l'étendre à toute la gamme.

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OenoDigital est une agence digitale qui ne travaille que pour le vin. Nous créons des sites vitrines et des boutiques en ligne pour les domaines, pensés pour la vente directe. Si vous partez de zéro, l'article sur la façon de créer le site du domaine et sa boutique donne les pages à prévoir.

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